Bir sabah ansızın gelebilirler: Rekabet Kurumu ziyaretlerine hazır mısınız?

(Görsel: Cumhuriyet)

Bilindiği üzere, rekabet mevzuatına uygunluğun incelenmesi ve denetlenmesi görevi kapsamında, Rekabet Kurumu yerinde inceleme yapma yetkisine sahiptir. Yerinde inceleme nedeniyle ziyaret edilen bir şirketin, incelemenin gerçekleştirilmesi esnasında işbirliği göstermesi ve incelemenin şüpheye mahal vermeyecek şekilde yapılmasına yardımcı olması yasal bir zorunluluktur.

Cezalar çok yüksek!

Son zamanlarda Rekabet Kurulu tarafından “yerinde incelemenin engellenmesi sebebiyle” verilen kararların giderek arttığını ve ceza miktarının yükseldiğini görüyoruz. Nitekim yakın zamanda Kurul, toplamda 30 milyon liraya varan tutarda idari para cezaları uyguladı. Bu kararlarda önemle vurgulanmakta olan husus; kurum görevlilerinin işyerine intikali üzerine “en kısa sürede çalışanların isim ve görevlerini bildiren organizasyon şemalarının güncel hali ile paylaşılması” gerekliliğidir.

Bununla birlikte gelen görevliler ile işbirliği yapmak; taleplerini anlayarak doğru ve eksiksiz şekilde ve en önemlisi mukavemet göstermeksizin yerine getirmek önem arz etmektedir. Çalışan davranışları, denetlenen şirketin kültürünü göstermesi bakımından idari otoritelerde bir kanaat oluşturmakta ve bu kanaat denetim sürecine de yansımaktadır.

Şirket kültürü

Bu kapsamda şirketlerin iç yönetmelik ve prosedürleri doğrultusunda farkındalık içerisinde süreci dizayn etmeleri ve çalışanlarını bilgilendirmeleri yasal uyum açısından bir gerekliliktir. Uyum sorumluları ya da hukuk profesyonelleri sürece destek vererek, rehberlik etmekle birlikte; organizasyonun bütününü ilgili süreçlerin sahiplerinin oluşturduğu unutulmamalıdır. Bu bağlamda, uyum gerekliliklerin tüm organizasyon tarafından benimsenmesi ve bir kültür haline getirilmesi; uyum sürecinin bir diğer önemli bileşenidir.

Rekabet Kurumu denetimlerine hazır olmak için; şirket yerleşkelerinden sorumlu güvenlik görevlilerinden başlayarak; organizasyondaki tüm çalışanların, gerekli işbirliğini göstermesi ve Kurum personelinin yasal yetkileri bakımından bilgilendirilmiş olmaları şarttır. Kurum yetkililerinin, görevli olduklarını gösterir kimlik ve görev belgesinin kontrolünün ardından; kendilerine çalışabilecekleri bir yer gösterilmeli ve üst yönetim dahil olmak üzere ilgili tüm departmanlar, vakit kaybetmeksizin önceliklerini belirlemeleri ve denetime zaman ayırmaları gerektiği hakkında bilgilendirilmelidir. Olası bir denetim esnasında herhangi bir gecikmeye mahal vermemek adına, organizasyon şemalarının güncel tutulması ve sistem alt yapısı hakkında bilgi sahibi en az bir çalışanın görevlendirilmesi gerektiğini hatırlatmak isteriz.

Bilgi ve teknoloji sistemleriniz hazır mı?

Kurum yetkilileri, yerinde inceleme yaptıkları şirketlerde, bilgisayar sistemleri üzerinde belirli tarihleri ve anahtar sözcükleri esas alarak inceleme yaparlar. Bu esnada, yetkililer, çalışanların tamamını kapsayacak şekilde eDiscovery araması vb. yöntemler kullanmak üzere; anlık, hızlı ve kesintisiz erişim talebinde bulunacaklardır. Özellikle global şirketler nezdinde bu tip bir erişim, kişisel verilerin yurtdışına transferi anlamına da gelebileceğinden; yerel ofislerin, sistemlerini yalnızca Türkiye’de bulunan kullanıcılar tarafından erişim sağlanabilir hale getirmeleri önem arz eder. Aksi takdirde yaşanabilecek sistem altyapısı kaynaklı gecikmeler, Kurum personeli tarafından tolere edilmeyecek ve yerinde incelemenin engellenmesi şeklinde değerlendirilebilecektir. Son olarak, Kurum personelinin aldığı bilgi ve belgelerin birer kopyası ile yerinde inceleme ve varsa görüşme tutanağının birer örneğini şirketiniz kayıtları için temin etmeyi unutmayın.

D.N. Okcu & S.Y. Şahin & C. Hacıalioğlu & Z. Düzgören