Uzaktan çalışma kültüründe empatik iletişim ve ritüellerin önemi

Pareto, Slack Platform Community ve Aposto! partnerliğinde 5 hafta boyunca sizleri girişimciler, yöneticiler ve uzmanlarla bir araya getirerek pandeminin şirket kültürü ve iş yapış biçimlerindeki etkisini ele alıyor.

Uzaktan çalışma kimilerimizin hayatında uzun zamandır vardı, kimilerimiz ise pandemi dönemiyle dijital araçları ilk defa deneyimledik. Spektrumun hangi ucunda olursak olalım, şöyle bir gerçek var ki pandeminin içerisindeyiz ve hiçbir şey eskisi gibi değil.

Kahve molasında son toplantıdaki sessizliğin nedenini çözemiyor, bir sunum yaparken kamerası ve mikrofonu kapalı dinleyicilerin tepkilerini ölçemiyoruz. Belki işlerimizi halletmeye devam ediyoruz, hatta daha bile verimli olanlarımız var ancak birbirimizle daha az fiziksel deneyim paylaştıkça iletişimde aksaklıklar baş göstermeye başlıyor.

İşte bu nedenle uzaktan çalışma kültüründe “empatik iletişim” dediğimiz net ve şefkatli iletişim kurmanın ve ritüeller oluşturmanın önemi daha da artıyor.

Geri bildirim mi had bildirim mi?

Dijital ortamda birbirimize genellikle yazılı iletişim aracılığıyla ulaştığımız için daha odaklıyız ve bir an önce işimizi halletmek istiyoruz. Takım arkadaşlarımızın son toplantıdaki harika fikrini, renkli kolyesini ya da cesaretini kutlamaya zaman ayırmayı atlayabiliyoruz. Oysa bu küçük anlar toplandığında takım kültürünün temelinde yatan psikolojik güven ortamını sağlayan deneyimleri oluşturuyor. Uzaktan çalışma döneminde bu güven ortamını sağlayabilmek için empatik iletişim kurmak oldukça kıymetli. Ne var ki, empatik iletişim kibar olup geri çekilmekle, anlık geri bildirim ise had bildirmekle karıştırılabiliyor.

Empatik iletişim; bilmediğimiz sorular sorulduğunda, katılmadığımız fikirler olduğunda da kendi duruşumuzu dürüstçe ve net bir şekilde ifade etmek demek. Bu iletişimin anlık olması, özensiz olmak ya da kendi duruşumuzu ifade ederken karşı tarafın sınırlarına taşıp had bildirmek anlamına gelmemeli. Bunun için basit ve bir o kadar etkili küçük ipuçları var. Aşağıdaki noktaları kendi takım ya da kurumunuz için uyarlayıp kendi “toplum sözleşmenizi” oluşturarak toplantılarınızda kullanabilirsiniz:

• "Ben" dili kullanarak duygularımızın ve düşüncelerimizin sorumluluğunu alır, suçlayıcı dilden kaçınırız.
• Genellemelerden uzak durarak konuyu kendimize yaklaştırma cesaretini gösterir ve yatayda daldan dala atlamak yerine dikeyde derinleşiriz.
• Çemberde olan çembere kalır; paylaştıklarımızın gizliliğinin korunduğuna, molalarda dahi buna özen gösterildiğine güveniriz.
• Varsaymayız, sorarız.
• Geri bildirimi hediye olarak sunar; kendimizin, takım arkadaşımızın ve birlikte oluşturduğumuz kültürün gelişimi için bir fırsat olarak görürüz.

“Yaparken olmak”

Oldukça umutlu ve keyifli başladığınız bir günde çalışma arkadaşınızın yaptığınız sunumun nelerinin eksik olduğunu sıraladığını düşünün. Bir de nötr ya da keyifsiz başladığınız bir günde, posta kutunuza çalışma arkadaşınızdan bir önceki gün yaptığınız konuşmadaki yeteneklerinizi kutladığı ve nasıl fark yarattığınızı anlattığı bir mesaj aldığınızı. Hangisi sizi güçlendirir?

Her güne önümüzdeki işleri önceliklendirerek başlarken “Bugün bunları yaparken nasıl bir ben olmak istiyorum? Hataları gören mi, yoksa kendimi ve takım arkadaşlarımı güçlendiren bir ben mi?” diye basit ve etkili sorular sormak bireysel ritüellerimiz hâline geldiğinde, bu ritüelleri takımla genişleterek ve nasıl bir “biz” olmak istiyoruz sorusunu sorup her gün yeniden seçim yaptığımızda, bir de bakmışız kültürümüz olmuş.

Bu soruların yanı sıra pratik olarak uygulanabilecek takım ritüellerinden bazıları şunlar:

• Slack’ten takım olarak haftalık durum bildirimleri göndermek ve üzerinde çalıştıklarımızı, diğer ekiplerden istediğimiz destekleri bildirmek;
• Toplantı başlangıçlarında herkesin sesinin duyulduğu bir başlangıç yapmak ve toplantıdan nasıl bir sonuçla çıkmak istenildiğini belirlemek;
• Haftalık ve aylık olarak ekibin nabzını tutmak için kısa anketler göndermek;
• Aylık olarak tüm ekibin bir araya geldiği town hall oturumlarında şeffaf ve açık bir şekilde mevcut durumu tüm ekibe aktarmak;
• Yılda bir ya da iki kez takım dinamikleri ve güven ortamına yönelik oyunlaştırmanın ve sosyalleşmenin ön planda olduğu ekip inzivaları gerçekleştirmek.

Güne sorularla başlayalım: Siz bugün hangi yanınızı büyütmek istiyorsunuz? Takımınızı hangi yetenekleriyle güçlendirmek istiyorsunuz? Bunun için nasıl ritüeller oluşturacaksınız?

Ayşe Yazgan, yaratıcı insanları bir araya getiren ortak çalışma alanı ATÖLYE'nin Yetenek Gelişimi ve Kültür departmanını yönetiyor.